Деловой этикет в мессенджерах: как вести рабочую переписку?
Деловая переписка – существенная часть рабочего процесса. Чтобы наладить коммуникацию с собеседником, выстроить плодотворные отношения с клиентами, партнерами и коллегами, необходимо придерживаться нескольких правил. Мы выделили тройку самых важных из них, читайте и берите на заметку.
Правило №1. Узнайте, где, как и в какое время собеседнику удобнее вести диалог
Люди по-разному относятся к работе. Многие не отвечают на сообщения после окончания трудового дня, не любят разговаривать по телефону и ненавидят голосовые сообщения.
Обязательно обсудите следующие вопросы перед началом сотрудничества:
- Где удобнее вести переписку и в каком формате?
- Допустимо ли звонить или писать собеседнику в нерабочее время?
О звонке стоит предупреждать заранее, не надо отвлекать человека от дел и вторгаться в его личное пространство. Напишите ему в мессенджер и терпеливо ждите.
Правило №2. Будьте оперативны
Желательно давать ответ в течение трех часов с момента получения сообщения. Если такой возможности нет, оповестите собеседника об этом обратным письмом.
Паразиты вежливости, которые лучше не использовать в переписке
- «Спасибо за вопрос». Людям нужен конкретный ответ, дайте его. Когда дедлайны горят, а от вас требуется конструктивная обратная связь, благодарность – не то, чего ждут коллеги.
- «Доброго времени суток». Избегайте шаблонных формулировок. Обращение «Здравствуйте, Иван» персонализирует послание и звучит намного лучше.
- «Удалось ли ознакомиться?». Если ответа на ваше письмо нет, не стоит атаковать почту получателя расспросами. Причины бывают разные. Возможно, сейчас собеседнику не до вас или ваше предложение просто ему не интересно. Идеальный вариант – выждать определенное время, а после – корректно объяснить, почему вам важно получить ответ.
- «Извините за беспокойство». Вы уже отвлекли человека – извиняться за это нет смыла. Пишите четко, коротко и по делу. Это и будет проявлением уважения к занятости человека.
Правило №3. Не отправляйте данные картинкой
Скриншоты – это удобно, но только вам, а не получателю. Цифры, статистика и важная информация присылается текстовым сообщением.
Что не стоит отправлять изображением:
- Банковские реквизиты. Куча цифр, особенно нулей, заставляет собеседника перепроверять их много раз, тратить лишнее время.
- Контакты. Перепечатайте номера самостоятельно, чтобы их можно было просто скопировать и набрать.
- Карту с указанием точки на местности. Это пережиток 2010-х. Отправьте геолокацию или адрес.
