Основы деловой переписки или как не бояться писать преподавателям

В 2020 году многие столкнулись с переходом из привычного формата общения в оффлайне в цифровое пространство. И даже теперь, после снятия жестких мер самоизоляции, самым популярным видом решения рабочих и учебных вопросов остается деловая переписка.

Как правильно составить деловое письмо, каких фраз лучше избегать и можно ли использовать смайлики в таком виде общения расскажем в этом материале.

Что такое деловая переписка?

Деловая переписка –это вид общения, включающий обмен коммерческой и деловой информацией и подразумевающий использование деловой этики. Такая коммуникация часто применяется для решения важных рабочих вопросов.

Существует несколько видов деловой переписки:

благодарственные письма;
коммерческие письма;
запросы и требования;
извинения и опровержения;
поздравительные письма;
письма с соболезнованиями.

Основные правила сетевой этики

Тема письма

Всегда обозначайте тему письма, это поможет и вам и вашему собеседнику быстро сориентироваться. К тому же, так у письма меньший шанс попасть в папку «спам».

При формулировке темы будьте конкретны и лаконичны, так суть письма будет понятна адресату сразу

Приветствие

Здесь все довольно просто. Ваша задача – использовать уже готовые формулы вежливого общения.

Главное при приветствии – обязательно называйте имя вашего партнера по переписке.

Например, «Добрый день, Иван Степанович…» или «Уважаемая Ксения Александровна…»

Если пишите неопределенному получателю или группе лиц, можно использовать нейтральные формы обращения: «Уважаемый организационный комитет конференции “Z”»

Не забудьте представиться, если общаетесь с человеком впервые – это правило хорошего тона.

Содержание письма

Основная часть письма предполагает четкую структуру. Первая часть используется для описания ситуации, во второй части выносится вопрос, деловое предложение или просьба, в зависимости от формата письма.

Пишите вежливо, проверяйте текст на орфографические и пунктуационные ошибки. Так вы не только произведете хорошее впечатление, но и сделаете текст более легким для восприятия, адресат не будет отвлекаться на разбор ваших опечаток.

Делайте основную часть читабельной – разделяйте текст на абзацы, пишите емкие, но содержательные предложения

Прощание и подпись

Под текстом письма укажите свое имя, должность, название компании или контакты. Такой подход сбережет время собеседника, ведь ему не придется вспоминать или искать, кто вы.

«С уважением, ФИО, номер учебной группы» — универсальная и официальная формулировка для студента.

Новые форматы электронной переписки

Еще несколько лет назад электронную переписку невозможно было представить без e-mail писем. Современное общество решило эту проблему. На смену виртуальной почте пришли мессенджеры – более неформальный, но очень распространённый в наше время канал коммуникации.

Внутреннее общение между коллегами в чатах Telegram обусловлено лишь корпоративной этикой, но как быть, если связь через мессенджер нужно наладить с человеком извне?